Conciliación en Colombia
La funcionalidad de conciliación de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en Colombia tiene como objetivo verificar la correcta emisión y recepción de estos documentos, contribuyendo al cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. Mediante este proceso, es posible comparar la información registrada en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con los DTE emitidos y recibidos por la empresa, garantizando la consistencia y confiabilidad de la información tributaria.
Esta herramienta facilita la identificación de documentos faltantes o de aquellos que presenten diferencias en su estado, permitiendo actuar de manera oportuna para corregir posibles inconsistencias. Asimismo, ofrece la posibilidad de sincronizar directamente desde la DIAN los DTE que no estén disponibles en la plataforma o cuya información no coincida, optimizando el control documental y fortaleciendo una gestión tributaria más eficiente y transparente.
En cuanto al marco legal, para los documentos recibidos, el comprador o adquirente dispone de un plazo máximo de tres (3) días hábiles contados a partir de la recepción del bien o de la prestación del servicio para aceptar o rechazar expresamente el documento electrónico.
El proceso de conciliación aplica a todos los tipos de Documentos Tributarios Electrónicos. No obstante, debido a la naturaleza crítica y confidencial de la información contenida en los Documentos Tributarios Electrónicos de Nómina Emitida, se ha implementado una conciliación independiente para este tipo de documentos.
Esta separación responde a criterios de privacidad, seguridad y gobierno de datos. El acceso a la conciliación de Nómina Electrónica está restringido exclusivamente a los usuarios que cuenten con permisos explícitos para visualizar este tipo de documentos, quienes podrán ejecutar y consultar únicamente la conciliación correspondiente a la Nómina Emitida. De esta manera, se protege la confidencialidad de la información sensible, como salarios, deducciones y retenciones, evitando que sea accesible para perfiles contables o administrativos que no requieran dicha información en el desempeño de sus funciones.
Desde el punto de vista operativo, el proceso de activación, configuración y ejecución de la conciliación de Nómina Electrónica es equivalente al utilizado para el resto de los DTE. La única diferencia radica en que el alcance del proceso se limita exclusivamente a los documentos de Nómina Emitida, manteniendo la misma experiencia de uso y los mismos mecanismos de validación y sincronización con la DIAN.
Para tener acceso a esta funcionalidad, es necesario que se comunique con el área Comercial de Gosocket.