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Cargar facturas

Al ingresar al módulo de Cargar Facturas, encontramos la pantalla de consulta sobre las operaciones registradas que nos permite localizar rápidamente una operación a través de los siguientes filtros:

image-20260304-160152.png

Operación
Número de identificación de la operación.
Rango de fechas
Fechas en que se realizaron las operaciones.
NIT Receptor
Identificador fiscal del receptor de las facturas.

Presione Borrar para limpiar los filtros o Buscar para aplicarlos.

Una vez que se muestran las operaciones de la búsqueda por filtros, encontramos la siguiente información por operación:

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  1. Para localizar un documento, puede utilizar la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior.

  2. Al presionar en Tabla, puede elegir las columnas que se mostrarán dentro de la tabla de consulta siendo las opciones marcadas las que se mostrarán.

    image-20260304-160458.png

  3. Para descargar un Excel con la información de las facturas cargadas que se muestran en la consulta, presione el botón correspondiente. Entonces veremos el siguiente informe.

    image-20260304-160556.png

Las columnas de la tabla de resultados son:

Estado
Estado de la carga: Aprobado, Pendiente o Rechazado.
Operación
Número de identificación asignado a la carga de facturas.
Fecha
Fecha en que se cargaron las facturas.
NIT Receptor
Identificación fiscal del receptor de las facturas.
Nombre Receptor
Nombre fiscal del receptor.
Documentos
Número de documentos incluidos en la carga.
Monto total
Sumatoria de los montos de las facturas cargadas.
Acciones
Permite revisar el tracking de estados de los documentos cargados (ver sección siguiente).

Estados de documentos​

Para ver el tracking de estados, presione en el botón de acciones y seleccione Estados de Documentos:

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Esta acción mostrará la siguiente ventana emergente:

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ID Operación
Número de identificación de la operación de carga.
Estado
Estado de carga de la operación.
Tabla
Selecciona qué columnas se muestran. Ver imagen siguiente.
ID Factura
Número de identificación de cada factura cargada.
Total facturas
Total de facturas cargadas en la operación.
Estado factura
Ícono verde = válida en DIAN, rojo = rechazada, otro = proceso incompleto por rechazo previo.
Mensaje
Descripción breve del estado de validación de la factura.
Última actualización
Fecha de la última actualización de la factura.
ID interno
Identificador interno del documento.

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Presione Cancelar para cerrar esta ventana.

Carga de facturas​

Para iniciar una operación de carga de facturas para posteriormente generar un mandato, le brindamos las siguientes instrucciones:

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  1. Presione en Cargar Facturas.

Se mostrará la ventana emergente Cargar Archivo, desde la que podemos cargar en el sistema un archivo Excel, CSV o TXT, con una columna que deberá contener los CUFEs de las facturas correspondientes a esta operación.

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  1. Para cargar el archivo con las facturas de la operación, presione en el recuadro que lo indica.

image-20260304-161752.png

  1. Verifique el nombre del archivo que se va a cargar.
  2. Para cambiar el archivo de la operación, presione Eliminar.
  3. Si requiere cancelar la carga, presione Cancelar.
  4. Al terminar, oprima en Cargar Archivo.

Ejemplo de archivo de carga​

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Para este ejemplo, se muestran los CUFEs de cuatro facturas que pertenecen a la misma operación. Es importante resaltar que todos los documentos de la misma operación deben tener al mismo receptor.

Una vez descargados los documentos, se pueden consultar en el módulo Facturas.