Paraguay: Recepción de Documentos
1. FUNCIONAMIENTO
Flujo de recepción de documentos para Paraguay
- El proveedor tiene la posibilidad de emitir el documento de dos maneras:
- El proveedor carga manualmente el XML a través del Upload de Gosocket (En el apartado Forma de Envío - Carga manual XML se explican las condiciones que se deben considerar en el envío).
- El proveedor envía el archivo XML por la casilla de intercambio (En el apartado Forma de Envío - Casilla de Intercambio se explican las condiciones que se deben considerar para el envío).
Nota: Cuando se utilizan los canales de recepción de documentos, tanto la casilla de intercambio como la carga manual del XML mediante la opción Upload, ambos procesos ejecutan las validaciones de esquema, firma y validación ante la ET (Entidad Tributaria).
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El portal de Gosocket se encarga de la descarga y procesamiento de este documento. Cuando se trata de un documento tributario, entra a un flujo de validación.
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Primero se realiza una validación de esquema al documento para garantizar que cumple con el formato establecido por la Entidad Tributaria. Según la validación realizada puede obtener uno de los siguientes resultados:
- Fallido: El documento no cumple con el formato fiscal, por lo que será registrado en Gosocket con estado rechazado y se muestra en la iconografía el símbolo de exclamación rojo
, adicional, en las notas del documento se indica el motivo del rechazo. - Exitoso: El documento cumple con el formato fiscal, en ese caso continúa con la siguiente validación.
- Fallido: El documento no cumple con el formato fiscal, por lo que será registrado en Gosocket con estado rechazado y se muestra en la iconografía el símbolo de exclamación rojo
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Se valida la firma electrónica del documento, esto para garantizar que no ha sido alterado. Según la validación realizada se puede obtener uno de los siguientes resultados:
- Fallido: Significa que el documento ha sido alterado, por lo que será registrado en Gosocket con estado rechazado y se muestra en la iconografía el símbolo de exclamación rojo además, en las notas se indica el motivo del rechazo.
- Exitoso: En caso de que la validación de firma digital sea exitosa, continúa con la siguiente validación.
- Fallido: Significa que el documento ha sido alterado, por lo que será registrado en Gosocket con estado rechazado y se muestra en la iconografía el símbolo de exclamación rojo
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Después, se consulta en la Entidad Tributaria si el documento existe. De esta validación, se puede obtener uno de los siguientes resultados:
a. Documento no encontrado (Fallido) 
- Indica que el documento recibido no se encuentra registrado en la ET.
- En Gosocket quedará con estado No Disponible en ET.
- En la pantalla de consulta de documentos recibidos (Inbox) se mostrará el icono .
Si el documento aún no está registrado en la ET o hay indisponibilidad del servicio de consulta, se realiza los Reintentos automáticos de la siguiente manera:
- El sistema realiza 30 intentos automáticos cada 10 minutos.
- Si después de los 30 intentos el documento sigue sin encontrarse, quedará definitivamente en estado No Disponible en ET, mostrando el siguiente icono en el Inbox.
- Si durante estos reintentos el documento es encontrado, se actualiza su estado y el proceso continúa.
Nota: Por cada reintento de consulta en la ET, se genera un registro en la sección Notas.
b. Documento Rechazado por la Entidad Tributaria
Si el documento existe en la ET, pero hay algún motivo de rechazo en la Entidad Tributaria, su estado cambia a Rechazado y se le asignara el icono .
c. Documento tiene una excepción interna por Gosocket ❗
Al realizar la consulta de validación ante la Entidad Tributaria del documento y Gosocket no logra conectarse con el servicio de la ET o hay errores de comunicación con el servicio, el documento cambia su estado a ERROR y se le asignara el icono ❗.
d. Documento encontrado en la ET
Si el documento existe en la Entidad Tributaria, continúa el flujo de recepción.
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Si el resultado de las validaciones anteriores es satisfactorio, el documento se registra en Gosocket con estado Aceptado y se muestra en la iconografía el símbolo
. -
Una vez recibido y validado el documento pueden emitirse los acuses mercantiles o comerciales que sean necesarios según su criterio. (Esto se explica con mayor detalle en el apartado Acuses comerciales).
a. Botón Opciones (Reprocesar documento manualmente)
Adicional, en Inbox se implementó un botón que permite reprocesar manualmente los documentos tributarios, que tengan estado “ERROR” ❗ y “No Disponible en ET” .
Este botón permite realizar un reprocesamiento de las diferentes validaciones del proceso de recepción y lo encontraremos en la siguiente ruta según corresponda:
- Inbox/Recibido/Opciones/Acciones/Reprocesar documento sin validar esquema.
- Inbox/Recibido/Opciones/Acciones/Reprocesar documento sin validar firma.
- Inbox/Recibido/Opciones/Acciones/Reprocesar documento.
Acompañado de un selector que, como su nombre lo indica, permitirá seleccionar de manera independiente un Comprobante Electrónico o un conjunto de ellos.
Dentro de este menú encontrará la opción Reprocesar documento, que le permitirá al usuario iniciar el reprocesamiento a documentos que quedaron en estado No Disponible en ET o ERROR ❗ .
Seguido, se mostrará una ventana emergente en la cual, el usuario debe confirmar que desea revalidar los documentos previamente seleccionados.
Una vez que se generó el reprocesamiento, se mostrará un registro por cada reintento que se obtenga de la entidad tributaria y su registro quedará en la vista previa del documento en el apartado de notas como lo vemos a continuación:
Cuando el documento cambia de estado en la entidad tributaria, el icono de estado en la grilla de documentos recibidos refleja este cambio:
2. FORMA DE ENVÍO
Como ya se indicó, la solución realiza el procesamiento de los documentos, donde una vez recibido el documento se inicia con el proceso de validación.
Existen dos formas de realizar el proceso de recepción de documentos:
a. Carga manual del XML a través del Upload de Gosocket
b. Casilla de intercambio
a. Carga manual del XML a través del Upload de Gosocket
Gosocket cuenta con una herramienta dentro de la plataforma de Inbox, a través de la cual el proveedor puede cargar el archivo XML del documento.
La ruta de acceso es la siguiente: Menú principal > Upload > Carga Manual.
En esta opción, el usuario puede seleccionar el archivo XML manualmente desde el explorador de archivos o, si lo prefiere, arrastrarlo directamente a la interfaz de Carga Manual.
Como ya se indicó, la solución realiza el procesamiento de los documentos, donde, una vez recibido el documento, empieza con el proceso de validación.
Una vez se reciba el archivo XML por la opción carga manual, se identificará:
- Cuantos archivos en total XML se recibieron, cuantos procesados con éxito y cuantos tienen error.
- Al dar clic en el botón “Detalles” se mostrará un popup con el “Detalle de Errores” identificando los posibles errores que puede contener el archivo XML cargado manualmente por esta opción y en caso contrario que el documento no tenga errores, se mostrará un detalle que se cargó en la plataforma de Gosocket con éxito:
- Finalmente, el documento se visualizará en la bandeja de recibidos de inbox, con todas las validaciones realizadas.
i. Consideraciones para la carga manual del XML
- En una sola carga se podrá cargar hasta n archivos XML.
- Se realizarán las mismas validaciones de esquema, firma, disponibilidad en la Entidad Tributaria y certificado que se hacen por la casilla de intercambio.
- Deberán enviarse los documentos tributarios estipulados por la Entidad Tributaria en un formato XML.
Los documentos tributarios que se pueden recibir son:
- Factura electrónica.
- Nota Crédito electrónica.
- Nota Débito electrónica.
- Nota de remisión electrónica.
- Comprobante de retención electrónico.
b. Casilla de intercambio
Las casillas que deben utilizarse son:
- Sandbox: py_sbx@inbound.gosocket.com
- Productivo**:** py@recepcionprd.gosocket.net
i. Consideraciones para la casilla de intercambio
Es importante tener en cuenta los siguientes puntos para el envío de documentos ya que esto evitará que sean rechazados por la aplicación.
- Deberán enviarse los documentos tributarios estipulados por la Entidad Tributaria en un formato XML.
Los documentos tributarios que se pueden recibir son:
- Factura electrónica.
- Nota Crédito electrónica.
- Nota Débito electrónica.
- Nota de remisión electrónica.
- Comprobante de retención electrónico.
- Pueden enviarse de forma individual o varios XML en un mismo correo.
- Pueden enviarse varios XML comprimidos (.zip, .rar)
- Los archivos XML o comprimidos debe estar adjuntos al correo principal.
- Pueden enviarse documentos adjuntos, como el PDF de la factura.
La solución tiene la posibilidad de realizar el procesamiento de los PDF de representación gráfica en caso tal de que esta venga y documentos adjuntos que lleguen a la casilla de correo donde una vez recibido se almacenan asociándolos a su respectivo documento permitiendo la descarga dentro de Inbox.
El proceso funciona de la siguiente manera:
- Si a la casilla llega un documento XML y adicional un archivo PDF con el mismo nombre, por ejemplo: Factura12345.xml, Factura12345.pdf, se entiende que el archivo .pdf es la representación gráfica del DTE por lo que se sincroniza de esa forma en Gosocket y está disponible para su consulta.
- Si a la casilla llega un documento XML con más de un archivo adjunto de cualquier extensión se asocian como documentos adjuntos.
Nota: Si hay archivos PDFs con un nombre diferente al del XML se considerarán como documentos adjuntos.
- Para el envío de adjuntos se recomienda enviar cada DTE con sus adjuntos de forma separada ya que en el caso de que llegue más de un documento XML solo se realizará el almacenamiento de la representación gráfica siempre y cuando el archivo PDF contenga el mismo nombre de cada XML correspondiente, el resto de los archivos adjuntos no se procesarán puesto que no hay forma de saber a qué documento asociarlos.
- También se pueden asociar adjuntos después del envío del XML, por ejemplo, si se realiza el envío del XML sin adjuntos, se puede enviar posteriormente otro mail con documentos adjuntos (PDF, Excel, Word, etc) y estos serán asociados el documento previamente enviado, siempre y cuando en el segundo mail se incluya también el XML.
3. ACUSES COMERCIALES
Además de permitir la recepción y validación de documentos fiscales, Gosocket también cuenta con la opción de emitir acuses para estos documentos.
Actualmente existen 4 eventos relacionados a documentos recibidos:
- Evento de Notificación – Recepción
- Evento Conformidad
- Evento Disconformidad
- Evento Desconocimiento
Mediante el uso de estos eventos el receptor informa la recepción, aceptación o rechazo de cada documento.
El acuse comercial tiene la finalidad de validar los documentos tributarios ante la Entidad Tributaria y como resultado, tendremos un cambio de estado dentro de nuestra bandeja de documentos recibidos en el Inbox de Gosocket
Estos eventos se pueden generar desde dos puntos diferentes de Inbox que exploraremos a continuación.
a. Botón Opciones (Documentos Recibidos)
Acompañado de un selector que, como su nombre lo indica, permitirá seleccionar de manera independiente un Comprobante Electrónico o un conjunto de ellos.
- Sección para marcar uno o varios documentos para realizar la generación las diferentes acciones que se tiene.
- Menú de opciones donde estará la funcionalidad de generar el acuse comercial.
Dentro de este menú encontrará las siguientes opciones de Acuse Comercial:
i. Evento de Notificación - Recepción
Al seleccionar el Evento Notificación - Recepción genera una notificación de que el documento previamente seleccionado fue recibido satisfactoriamente. Esta opción solo aplica a documentos en estado aceptado.
Esta acción generará el XML del evento por documento. Por ejemplo, en caso de que se hayan seleccionado tres documentos y se seleccione el Evento Notificación - Recepción desde el botón Opciones, se genera una venta emergente para relacionar la descripción del acuse seguido del botón validar se generan los tres XML con los acuses del evento.
Este evento se mostrará dentro de la vista previa del documento en el apartado de notas y se mostrará el XML del evento enviado a la Entidad Tributaria en la parte de adjuntos como se muestra a continuación:
Asimismo, el Evento de Notificación - Recepción se mostrará en la iconografía de estado del documento.
ii. Evento de Conformidad
Al seleccionar el Evento conformidad es el evento que produce un acuse de recibo en el que se muestra que hay conformidad con el documento. Es decir, que la información del documento es válida para el receptor.
Hay dos tipos de conformidad:
- Conformidad total, que es la conformidad con toda la información del documento. Lo que quiere decir que el receptor validó el documento en su totalidad.
- Conformidad parcial, es el tipo de conformidad que manifiesta que el receptor no valida el documento en su totalidad, pero hay información correcta dentro del mismo.
Por ejemplo, al seleccionar el Evento conformidad desde el botón Opciones, se genera una venta emergente para:
a. Seleccionar uno de los dos tipos de conformidad
b. Relacionar la descripción del acuse seguido del botón validar
c. Por último se genera el XML con el acuse del evento.
Este evento se mostrará dentro de la vista previa del documento en el apartado de notas y se mostrará el XML del evento enviado a la Entidad Tributaria en la parte de adjuntos como se muestra a continuación:
Asimismo, el Evento de Conformidad se mostrará en la iconografía de estado del documento.
y dentro de la previsualización del documento al lado superior derecho, se mostrará el mensaje “ACEPTADO CLIENTE” y en color verde el texto “Evento conformidad”
iii. Evento de Disconformidad
Al seleccionar el Evento disconformidad es el evento que ayuda al receptor a mostrar que no está conforme con la información que se muestra dentro del documento.
Por ejemplo, al seleccionar el Evento conformidad desde el botón Opciones, se genera una venta emergente donde se relaciona la descripción del acuse seguido del botón validar.
Este evento se mostrará dentro de la vista previa del documento en el apartado de notas y se mostrará el XML del evento enviado a la Entidad Tributaria en la parte de adjuntos como se muestra a continuación:
Asimismo, el Evento de Disconformidad se mostrará en la iconografía de estado del documento.
y dentro de la previsualización del documento al lado superior derecho, se mostrará el mensaje “RECHAZADO CLIENTE” y en color rojo el texto “Evento Disconformidad”
iv. Evento de Desconocimiento
Al seleccionar el Evento desconocimiento le ayudará a notificar que el receptor no reconoce el cobro del documento previamente seleccionado.
Por ejemplo, al seleccionar el Evento desconocimiento desde el botón Opciones, se genera una venta emergente donde se relaciona la descripción del acuse seguido del botón validar.
Este evento se mostrará dentro de la vista previa del documento en el apartado de notas y se mostrará el XML del evento enviado a la Entidad Tributaria en la parte de adjuntos como se muestra a continuación:
Asimismo, el evento de desconocimiento se mostrará en la iconografía de estado del documento.
y dentro de la previsualización del documento al lado superior derecho, se mostrará el mensaje “RECHAZADO CLIENTE” y en color rojo el texto “Evento Desconocimiento DE/DTE”
b. Aplicar acuses comerciales desde la previsualización del documento
Estos eventos se pueden generar también desde la previsualización del documento de Inbox que exploraremos a continuación.
Esta acción se puede realizar desde la vista previa del documento a través del botón Acuse comercial.
c. Iconografía según el acuse comercial
- Acuse de recibo del documento: Este estado informa acerca de la emisión del acuse sobre un documento que se puede mostrar en dos escenarios:
a. Gris, que se mostrará cuando el documento aún no tiene un acuse de recibo.
b. Verde, que indica que el acuse se emitió satisfactoriamente. (Al recibir un documento se emite el acuse de recibo al emisor, automáticamente.
- Aprobación comercial: Aceptación o Rechazo: Este ícono se puede presentar de las siguientes formas: Para la aceptación se mostrará un ícono con una mano hacia arriba en color verde, en caso de ser rechazado se mostrará un ícono con una mano hacia abajo en color rojo, en caso de no contar con este evento, la mano estará en color gris.
Para obtener más detalles sobre la ejecución de acuses comerciales desde la API disponibles en esta sección, consulte el Manual de Inbox y API.
4. CONSULTA DE DOCUMENTOS RECIBIDOS DESDE GOSOCKET
Una vez que los documentos fueron procesados por el servicio de recepción, estos podrán ser consultados desde el portal de Gosocket en el apartado Inbox/Recibidos. **
En este apartado se muestra la siguiente pantalla:
- Sección de filtros para optimizar el resultado de la búsqueda. **
- Control de orden de despliegue, con el que podrá modificar la forma en que se presentarán los resultados de la búsqueda. **
- Lista de opciones vinculadas con la exportación, respuestas comerciales y movimientos internos de los Comprobantes Electrónicos. **
- Sección de visualización con el detalle del resultado de la búsqueda e iconografía representativa de los cambios de estado más relevantes. **
* Para más información sobre estos puntos, consulte la documentación de Inbox.**
Una vez realizada la búsqueda de documentos en el grid principal se mostrará la lista de documentos recibidos que cumplieron con los criterios de búsqueda establecidos, en este grid además de información relevante del documento se puede observar el estado del documento.
- Validación entidad tributaria.
- Validación de distribución.
- Validación estado Smart Supply
- Acuse de recibo
- Acuse de Conformidad, disconformidad y desconocimiento.
En la columna de estado (1) se mostrará el resultado de las validaciones aplicadas, tal como se explicó en el apartado Funcionamiento.
| Icono | Estado | Validación |
|---|---|---|
| VALIDADA | Documento aprobado por la ET |
| RECHAZADA* | Documento rechazado por la ET |
| No Disponible en ET | Documento no existe en la ET |
| ❗ | ERROR* | Documento Rechazado o excepción interna por Gosocket |
Nota: Al dar clic en el documento se abrirá la previsualización del documento donde podrá revisar las notas relacionadas al motivo de rechazo.
Nota: para el caso en el que el documento quede en estado “ERROR”, el usuario podrá reprocesarlo a través de las acciones, con el objetivo de realizar nuevamente las validaciones de esquema, firma o ET. Este proceso se explica a detalle en el apartado “Botón Opciones (Reprocesar documento manualmente)”.
Finalmente, si se enviaron documentos adicionales en el mail, estos se verán reflejados en el apartado “Adjuntos” dentro de la previsualización del documento.
Para más información sobre las opciones disponibles en este apartado, consulte el manual de Inbox.